Digitalisierung des Bestandes 40010 Bergamt Freiberg vom Sächsischen Staatsarchiv
Das vorliegende Projekt umfasst die Erstellung von 24-Bit-Color-Bilddateien im Format TIF mit LZW-Komprimierung und 300 dpi Auflösung von überwiegend gebundenen Archivalien in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B1. Der Gesamtumfang des zu digitalisierenden Archivguts beträgt rund 150 lfm und umfasst Akten und Amtsbücher des Archivbestands 40010 Bergamt Freiberg, mit einem Schwerpunkt im 18. und 19. Jahrhundert.
Es gibt spezifische Anforderungen an die Handhabung des Archivmaterials und die Aufnahmetechnik. Da es sich um historisches Material handelt, muss ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik gewährleistet werden. Die Firma pcituresafe management GmbH verfügt über eine fachkundige und sensible Herangehensweise an das Archivgut und passt kontinuierlich die Arbeitsweise an die Erfordernisse des jeweiligen Archivguts an. Scanautomaten dürfen nicht verwendet werden.
Die gehefteten Akten mit einer Bandstärke von bis zu 5 cm können im Regelfall mit Hilfe einer Buchwippe bei einem 180° Öffnungswinkel doppelseitig digitalisiert werden. Bei gehefteten Akten mit einer Bandstärke von über 5 cm sowie bei buchmäßig gebundenen Archivalien ist eine Aufnahmetechnik mit reduziertem Öffnungswinkel (< 180°) einzusetzen (bspw. einem V-Scanner), bei der die Bilderfassung der rechten und linken Seiten des aufgeschlagenen Bandes alternativ gleichzeitig oder nacheinander erfolgen kann.
Es ist zu beachten, dass die gewählten Aufnahmeverfahren geeignet sind, eine weitgehend flexible Anpassung auch an die jeweiligen sonstigen Besonderheiten des Archivguts zu ermöglichen. Darüber hinaus muss die Firma picturesafe management GmbH die Eignung der zur Verfügung stehenden Aufnahmetechnik zur Erfüllung der Anforderungen im Hinblick auf die Beschaffenheit der Archivalien gegenüber dem Auftraggeber darstellen. Die Bilder sollten vor einem neutralgrauen Hintergrund aufgenommen werden, wobei farbige Unter- bzw. Einlegekartons bei gebundenen Archivalien verwendet werden sollten.
Es ist eine Bildwiedergabequalität von 300 dpi und 24 Bit-Color zu gewährleisten. Die Archivalien sind grundsätzlich vor einem neutralgrauen Hintergrund aufzunehmen. Jedes Digitalisat muss einen Metadatenkopf gemäß Vorgaben mit den folgenden Angaben enthalten: Verwahrendes Archiv, Bestandssignatur und Bestandsname, Archivaliensignatur, Aufnahmedatum, Kurzangabe Aufnahmetechnik und Kürzel des Dienstleisters.
Die Scans sind so anzufertigen, dass die Informationen auf den Dokumenten gut lesbar sind und alle notwendigen Details erfasst werden. Es ist wichtig, dass die Scans in einer ausreichenden Auflösung erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente später gut lesbar sind und alle erforderlichen Informationen erhalten bleiben.
Es ist auch wichtig, dass die Scans in einem sicheren und geschützten Umfeld erstellt werden, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Wenn die Scans fertig sind, sollten sie auf einem sicheren Server gespeichert werden, der nur von autorisierten Personen zugänglich ist.
Wenn die Scans in elektronischer Form vorliegen, können sie einfacher archiviert, geteilt und durchsucht werden als Papierdokumente. Dadurch wird der Zugang zu wichtigen Informationen erleichtert und die Effizienz im Büro erhöht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Scannen von Dokumenten ein wichtiger Schritt ist, um die Effizienz und Sicherheit in Büros zu erhöhen und den Zugang zu wichtigen Informationen zu erleichtern.