picturesafe-Wissen (2): Wie müssen Kulturgut und Dokumente während der Digitalisierung gelagert werden?
Die Anforderungen für den Transport von Digitalisierungs-Objekten fließen manchmal direkt über in die Art wie diese gelagert werden müssen, während sie in der Bearbeitung sind. Teilweise sind den Kunden die zu digitalisierenden Gegenstände oder Dokumente so wichtig, dass sie sogar lange Transporte vermeiden (zum Beispiel unter drei Stunden Fahrzeit) und diese auch zu fest vereinbarten Terminen zurück haben wollen.
Doch natürlich müssen letztlich die Kulturgüter jeder Art für eine gewisse Zeit bei einem Dienstleister wie picturesafe gelagert werden. Einen typischen Magazinraum sollte man etwa so planen: Fußböden, Wände und Regale sollten glatte Oberflächen aufweisen, die so schon einmal grundsätzlich ein Anhaften von Staub und Schmutz erschweren und leicht zu reinigen sind.
Die Möblierung muss unbrennbar sein, Regale am besten aus einbrennlackiertem Stahlblech. Regale, Planschränke usw. sollten mit einem ausreichendem Abstand von mindestens 20 cm von Außenwänden aufgestellt werden. Der Mindestabstand des Archivgutes von Boden und Decke beträgt 15 cm. Und, im Magazin soll kein dauerhafter Arbeitsplatz eingerichtet sein, auch dürfen solche Räume nicht als Lagerraum für archivfremdes Material benutzt werden.
Die Klimawerte in den Betriebsräumen müssen sich im Rahmen der DIN 67700 („Bau von Bibliotheken und Archiven –Anforderungen und Empfehlungen für die Planung“) bewegen. Daher dürfen die Archivalien bei den einzelnen Arbeitsprozessen (zum Beispiel Digitalisierung, Verfilmung und Entsäuerung) die Räume des Dienstleisters auch nicht verlassen.
Lagerung und Verpackung während der Digitalisierung
Über den eigentlichen Raum und dessen Einrichtung hinaus, braucht man natürlich Verpackungsmaterial und Aufbewahrungsmöglichkeiten. Auch dabei gilt zu beachten, dass Schädigungen durch äußere Einflüsse (hohe und niedrige Temperaturen, hohe Luftfeuchtigkeit, Sonnenlicht, eindringendes Wasser etc.) weitgehend ausgeschlossen werden. Ein darüber hinaus nicht so offensichtlicher, aber wesentlicher Punkt ist der Schutz vor Befall durch Schädlinge und/oder Schimmel. Dies gilt für die zu digitalisierenden Güter wie die Verpackungsmaterialien.
Hier werden generell besondere Maßnahmen ergriffen: Die angelieferten Archivkartons werden auf Kunststoffpaletten beziehungsweise auf Aktenwagen 20 cm von den Wänden entfernt aufgestellt und der Boden um die Aktenwagen wird mit doppelseitig stark klebendem Klebeband vollständig umklebt. Zusätzlich werden unmittelbar neben den angelieferten Kartonagen Monitoring-Klebefallen aufgestellt. Sollten in den Klebefallen oder auf dem Klebeband Schadinsekten festgestellt werden, so wird dies in einem Extra-Protokoll vermerkt. Die Unterlagen müssen zudem bereits vor Beginn des Digitalisierungsprozesses auf eine eventuelle Kontamination durch Schadinsekten geprüft werden.
Auch beim Thema Klimatisierung werden in den Dienstleistungsvereinbarungen oft sehr präzise Vorgaben gemacht. So sollte in der Aufbewahrungszeit während der Bearbeitung die Vorgaben der DIN 11799 (2017) zur Lagerung von Archivgut eingehalten werden. Erforderlich sind dazu 16 bis 23° Celsius bei 30 bis 50 Prozent relative Luftfeuchte. Schwankungen dürfen dabei innerhalb 24 Stunden nicht mehr als 1° Celsius beziehungsweise 1 % relative Luftfeuchte betragen.
Was passiert, wenn Schäden entstehen?
Zum Thema Lagerung gehört auch eine mögliche Haftung, sollten doch irgendwie geartete Schäden an den wertvollen Kulturgütern und Digitalisierungs-Vorlagen entstehen. Gefordert sind entsprechende Versicherungen des Dienstleisters, die oft auch Teil der vertraglichen Vereinbarungen werden. Für den Fall von Transport- und allen sonstigen Schäden am Archivgut muss der Auftragnehmer daher mindestens über eine branchenübliche Betriebs-Haftpflichtversicherung verfügen. Eine solche Versicherung ist mindestens 6-stellig, kann aber je nach Alter und Wert der zu digitalisierenden Gegenstände auch deutlich höher liegen. picturesafe verfügt hier entsprechend über flexible Versicherungsverträge mit Grunddeckungen, die projektindividuell angepasst werden können.
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