Jeder Bestand ist anders. Das Grundlagenpapier zur Digitalisierung für Archiv- und Bibliotheksgut

Jeder Bestand ist anders. Das Grundlagenpapier zur Digitalisierung für Archiv- und Bibliotheksgut

„Die Schaffung digitaler Nutzungs- und Zugangsformen ist kein Ersatz für den Erhalt und die Benutzbarkeit von Schriftgut in seiner Originalsubstanz, insbesondere wenn es sich um unikales Kulturgut handelt“ – so schön behördendeutsch klingt es im Grundlagenpapier „Archiv- und Bibliotheksgut schonend digitalisieren“. Verfasst wurde es von dem Bestandserhaltungsausschuss der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder, der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und last but not least der Kommission Bestandserhaltung des Deutschen Bibliotheksverbandes. Ein Papier, an dem man als Digitalisierungs-Dienstleister natürlich nicht vorbei kann.

Wie schon in unserem Bericht zum 7. Bibliothekskongress in Leipzig  angesprochen, nimmt die mengenhafte Digitalisierung von Schriftgut als Fachaufgabe eine immer wichtigere Stellung ein. Dem fachlich angemessenen und schonenden Umgang mit den Originalen gilt dabei der besondere Fokus  des Prozesses. Digitalisierungs-Experte Simon Schwinge kommentiert das so: „Jeder Bestand ist anders. Einen gängigen, universell einsetzbaren Arbeitsablauf gibt es einfach nicht. Daher stellen wir in enger Absprache mit jedem Kunden (dem dortigen Ansprechpartner, Restaurator oder Leiter der Werkstätten) einen individuell angepassten Workflow auf. Auch während des Digitalisierungsprozesses ist eine permanente Abstimmung von Nöten. Jeder zu öffnende Archivkarton, jede Transportkiste oder jedes in Folierung und Schuber verpackte Buch kann Stolpersteine in Form potentieller Schadquellen beinhalten.“

Besondere Anforderungen für den Umgang mit den Originalen ist Teil des Digitalisierungsprozess

Technik und Ergebnis müssen korrespondieren

Die Fachleute, die das Grundlagenpapier zur Digitalisierung erstellt haben, sind sich der angesprochenen Probleme sehr wohl bewusst – schreiben aber auch richtigerweise, dass Digitalisierungsprojekte nicht nur ein Risiko und eine Herausforderung für die Erhaltung von Beständen darstellen, sondern auch eine bedeutende Chance bedeuten. Hochwertige Digitalisate können vor allem auch als Schutzmedien eingesetzt werden, so dass die Benutzung gefährdeten Schriftguts im Original ausschließlich auf einen besonderen Bedarf eingeschränkt werden kann. Dies setze voraus, so die Autoren, dass zur Gewährleistung der hierfür unbedingt erforderlichen Bildwiedergabequalitäten (Auflösung, Farbmanagement etc.) konsequent entsprechende Anforderungen an die technischen Rahmenbedingungen bei der Digitalisierung gestellt werden.

Um zu vermeiden, dass Schriftgut in Archiven und Bibliotheken mehrfach digitalisiert werden muss, ist vor allem die langfristige Erhaltung und Zugänglichkeit der Digitalisate eine elementare Maßnahme zum Schutz der Originale. Und noch entscheidender: Sie bieten neue, komfortable und insbesondere ortsunabhängige Benutzungsmöglichkeiten. Allerdings gilt ebenso, dass sie Workflows beinhalten müssen, die für konservatorische Maßnahmen wie Verpackung oder Reinigung gleich mitgenutzt werden können.

Die Planung von Digitalisierungsvorhaben erfordert daher in der Regel lange Vorlaufzeiten. Die jeweils für die Bestandserhaltung zuständigen Fachabteilungen, Referate oder Personen sowie – wenn vorhanden – die hauseigenen Restaurierungswerkstätten sollten von Anfang an eingebunden werden und beim Gespräch mit einem externen Dienstleister mit am Tisch sitzen.

Was bei diesen Rahmenbedingungen für Anforderungen an die Arbeitsplätze herrschen und wie man diese erfolgreich einsetzen kann, werden wir im zweiten Teil unseres Beitrags zum Grundlagenpapier zu lesen sein.

Die digitale Wende: Metadaten und maßgeschneiderte Gesamt-Lösungen

Die digitale Wende: Metadaten und maßgeschneiderte Gesamt-Lösungen

Ohne Digitalisierung geht wirklich nichts mehr. Gerade für Bibliotheken ist es offenkundig unerlässlich sich dem Thema zu stellen und letztlich auch in vollem Umfang umzusetzen. Das wurde auf dem 7. Bibliothekskongress in Leipzig Mitte Mai 2019 mehr als deutlich.

Die Digitalisierung führt zu neuen Herausforderungen in vielen Arbeitsbereichen der wissenschaftlichen Bibliotheken, die sich unter anderem verstärkt mit Themen wie Big Data, (Online-)Publizieren, einer Vielzahl an Forschungsdaten und Open-Science auseinandersetzen müssen.

Ein zentraler Punkt ist die richtige und vollständige Datenstrukturierung, -beschreibung und -(wieder)auffindbarkeit. Datenbanksysteme können eben nicht isoliert dastehen, vor allem zählt dabei die Transparenz und mögliche Austauschbarkeit, wie sie die richtigen und vollständigen Metadaten von Digitalisaten ermöglichen.

Das wurde auch beim Besuch von PictureSafe in Leipzig mehr als deutlich. Simon Schwinge von den hannoverschen Digitalisierungs-Experten fasst das so zusammen: „Metadaten jedweder Art gewinnen zunehmend an Relevanz. Schließlich müssen die digital generierten Derivate ja durchsuchbar sein und bleiben.“ – und ergänzt: „Der Messebesuch hat offenbart, dass Digitalisierung im Bereich der Bibliotheken immer wichtiger wird. Damit einhergehend verändern sich zwangsläufig auch die Angebote der in diesem Bereich tätigen Dienstleister.“

Permanentes Lernen und Austausch stehen im Vordergrund

Wissenschaftliche Bibliotheken müssen sich im beständigen Wandlungsprozess stehend begreifen. Neue und sich permanent verändernde Anforderungen von Außen durch Nutzer aber auch gesellschaftliche wie technologische Veränderungen lassen ein „weiter-wie-bisher“ auf keinen Fall zu. Angebote und Dienstleistungen, Kooperationen und Partnerschaften zu Experten müssen sich zu einem guten Ganzen entwickeln, um der digitalen Wende sinnvoll und in die Zukunft schauend zu begegnen. Sprich, es muss sich eine Gesamt-Strategie daraus entwickeln.

Für die Bibliotheken bedeutet das, eine Art der Nachhaltigkeit anzustreben, die mehreren Eckpfeilern gerecht wird – gar eine Informations-Ethik zu schaffen, die die Öffentlichkeit genauso einschließt wie wissenschaftlichen Anforderungen zu genügen. Stichworte sind Langzeitarchivierung, Publikation, Lizenzierung („Open Science“ / „Open Access“) und unter Umständen gar Suchmaschinen-Technologie und -Optimierung. Beschäftigte in Bibliotheken sind dann weit mehr als Archivare, müssen für sich und mit ihren Unternehmen ein neues Berufsbild schaffen, das eben stark durch die Anforderungen der Digitalisierung auf vielen Ebenen geprägt ist.

Zwischen Schonung und Ergebnis: Was gibt es für Hilfsmittel bei der Digitalisierung?

Zwischen Schonung und Ergebnis: Was gibt es für Hilfsmittel bei der Digitalisierung?

Digitalisierung gilt heutzutage als ein zentrales Instrument die Forschung. Die Nutzung von Quellen wird durch Digitalisierungsmaßnahmen dabei erheblich erleichtert – bei gleichzeitiger Schonung der kostbaren, bisweilen fragilen Originale.

Das ist auch der Fokus, wie ihn die Deutsche Forschungsgemeinschaft in Bonn für die Branche formuliert: „Es gibt heute einen breiten Stand abgesicherter Kenntnisse zur Durchführung von Digitalisierungsprojekten, die freilich nicht mechanisch angewendet werden können: Was für die Digitalisierung von Handschriften des Mittelalters unverzichtbare konservatorische Sorgfalt ist, kann für die Bearbeitung von Massenverwaltungsschriftgut des späten 19. Jahrhunderts unnötig zeitraubend und überteuert sein. Unsere Empfehlungen gehen von der Vorstellung aus, dass die Digitalisierung für eine wissenschaftliche Informationseinrichtung des 21. Jahrhunderts eine normale Dienstleistung und kein ‚Elite-Merkmal’ darstellt.“

Digitalisierungsprojekte müssen also immer im Kontext der Bestanderhaltung gesehen werden. Daher gilt es für Archive (Auftraggeber) und Dienstleister einen Mittelweg zu finden, der:

  • Gute Ergebnisse und
  • die maximale Schonung des Archivgutes verspricht.

In den meisten Fällen spiegelt sich dieser Kompromiss in der Ausgestaltung des Workflows wider – und zeigt sich in der Auswahl der eingesetzten Scanner, des Fachpersonals und letztendlich auch der Hilfsmittel.

Erst prüfen – dann digitalisieren

Der eigentlichen Arbeit geht in jedem Fall eine ausführliche konservatorische Prüfung des Ausgangsmaterial voraus, um so verschiedene Kriterien zu hinterfragen und daraus feste Vorgaben zu definieren. Da spielen sowohl der Zustand der jeweiligen Archivalie – der Vorlage – eine Rolle, wie auch technische Probleme, die die Digitalisierung erschweren könnten. Dazu zählen unter anderem eine zu enge Bindung eines Buches, extreme Formate oder die nicht vorhandene Planlage der Vorlage. Bei der Planlage handelt es sich um so genannte „innere Verspannungen“ des Papiers. Dabei kann es sein, dass sich einzelne Seiten zum Bespiel rollen oder wölben.

Doch während ein zu eng gebundenes Buch fast zwangsläufig Informationsverlust bedeutet, kann bei mangelnder Planlage durchaus nachgeholfen werden. Je besser die Vorlage liegt, je besser kann fokussiert und abgebildet werden.

Doch während für das Scannen von Dia- und Negativfilmen aller Formate eine breite Palette von Haltern, Hilfsmitteln und sogar so genannte „Wet Mounting Kits“verfügbar sind (dabei geht es um das Fixieren von Negativen oder Dias mit Hilfe einer Flüssigkeit –  unter konservatorischen Gesichtspunkten aber höchst diskutabel), existieren im Bereich der Digitalisierung von Kulturgütern nur wenige.

Professionelle Digitalisierung in Hannover: Münchner Finger als Hilfsmittel

Hilfsmittel für Objekte und Einzelstücke

Bei der Digitalisierung von Archivalien unterscheidet man grob zwischen Einzelstücken wie Plänen, Urkunden, Plakaten und Bildern und formierten Objekten (also mehrere physisch miteinander verbundene Einheiten wie Bücher, Akten, Alben).

Je nach Ausprägung stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung:

  • Formierte Objekte:
    An erster Stelle steht oft die Glasplatte – von vielen Dienstleistern geliebt (weil schnell und unkompliziert), von Konservatoren und Restauratoren jedoch gefürchtet (weil gefährlich für die Archivalien).
    Dazu gibt es für Bücher noch den Münchner Finger (oder auch Plexiglasfinger), mit dem eine Fixierung von Seiten durch Niederdrücken möglich wird. Auch wenn er natürlich „dezent“ ist, ist er jedoch auf jedem Scan sichtbar.
  • Einzelstücke:
    Für Pläne gibt es die Ansaugplatte. Dabei handelt es sich um eine großformatige Platte, die Unterdruck erzeugt und damit welliges Papier ansaugt.
    Für Urkunden werden meist leistungsstarke und kleine Magneten benutzt, mit denen man eine wellige Vorlage in allen vier Ecken fixiert.
Chancen und Risiken der Digitalisierung: Entsteht ein neuer Kolonialismus der Plattformen und Sammlungen?

Chancen und Risiken der Digitalisierung: Entsteht ein neuer Kolonialismus der Plattformen und Sammlungen?

Die große Mehrheit der Bibliotheken und Sammlungen geht nach eigener Aussage die Herausforderungen des digitalen Wandels sehr engagiert an. Tatsächlich sind nahezu zwei Drittel der Bibliotheksleitungen der Digitalisierung gegenüber positiv bis sehr positiv eingestellt. So das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage von 2018 unter Bibliotheksleitungen hauptamtlich geführter öffentlicher Bibliotheken in Deutschland.

Die Gemenge-Lage ist jedoch komplex: Weit mehr als 60 Prozent der Bibliotheksleitungen nehmen eine höhere Nachfrage nach digitalen Angeboten wahr. Die damit einhergehende Entwicklung der analogen Angebote wird ambivalent eingeschätzt. Ein Großteil gibt an an, dass sich die Digitalisierung nicht negativ auf die analogen Angebote kultureller Bildung auswirkt. Etwa jede fünfte Bibliotheksleitung beobachtet hingegen eine Verdrängung analoger Angebote. Umgekehrt meint wiederum rund ein Drittel, dass die Digitalisierung die Nachfrage analoger Angebote befördert. Doch lässt sich generell festhalten, dass die Digitalisierung tendenziell das Nebeneinander sowie die Vermischung analoger und digitaler Angebote befördert.

Konkurrenz und Kommerzialismus

Kritiker des neuen und meist frei verfügbaren „Content“ sehen jedoch bei der Entwicklung eher schwarz, denn die Art der Auswahl und die Intentionen der Betreiber seien nicht hinreichend transparent. Und sprechen in dem Zusammenhang gar von einer Form des Kolonialismus – sehen das kulturelle Erbe in der Gefahr durch kommerzielle Plattformen, die in Konkurrenz zu staatlichen Institutionen stehen. Denn Content in jeder Form ist zweifellos die Währung des neuen Jahrtausend. Übersichtlichkeit oder gar ein zielgerichtetes Kuratieren gerieten teilweise in den Hintergrund, wenn einige Sammlungen „optisch extrem fragmentierte Collagen von Millionen von Bildern“ anbieten, wie Kulturkritikerin Professor Annet Dekker (Amsterdam) anmerkt.

Neuinterpretation digitaler Inhalte

Für die meisten Museen gilt das digitalisierte Objekt als Stellvertreter, dessen öffentlicher Wert durch das Original generiert und gewährleistet wird. Durch das Kuratieren wird es in einen Zusammenhang gestellt, es entsteht ein Kontext durch die gezielte Digitalisierung, einschließlich einer gewollten Rezeptionserfahrung. Wird das Objekt jedoch aus dem Umfeld der Schnittstellen-Software eines Museums oder wissenschaftlichen Sammlung herausgelöst (heruntergeladen) und etwa in einer Google-Sammlung angeboten, so ändert sich die Situation dramatisch.

Dadurch entsteht eine von Dritten (gewollt oder ungewollt) betriebene Neuverwendung und Neuinterpretation mit daraus resultierenden womöglich neuen Werten, schlussfolgert Annet Dekker. Sie sieht dadurch eine Form der „Self-Curation“, verbunden mit Eigenkreativität, als Entwicklung abseits der wissenschaftlich geprägten Digitalisierung auftauchen. Interessengesteuerte Algorithmen können damit dann sogar zum erwähnten neuen Kolonialismus finanziell ausgerichteter Anbieter werden.

Schneller, größer, weiter – Digitalisieren und Scannen im olympia-verdächtigen Modus

Schneller, größer, weiter – Digitalisieren und Scannen im olympia-verdächtigen Modus

Scanner gibt es eigentlich wie Sand am Meer – groß, klein, teuer oder billig, gut oder schlecht. Eine dabei gefühlt schwindende Anzahl von Herstellern bietet ihre Produkte und damit einhergehend ihre „Philosophien“ und Spezifika am Markt an. Vom einfachen 4-in-1-Büroscanner (für Tätigkeiten vom Kopieren bis zum Fax-Versand) über einen Hasselblad Flextight für großformatige fotografische Vorlagen bis hin zum Quartz SupraScan für das Überformat A00.

Das vorausgeschickt, reduziert sich natürlich die Anzahl der zur Auswahl stehenden Modelle sehr schnell, wenn es sich um wertvolle und historische Vorlagen handelt. Denn je nach konkretem Einsatzweck, würde ja zum Beispiel niemand eine historisch Urkunde auf einem Epson Workforce scannen. Umgekehrt käme aber auch niemand auf die Idee, einen Lieferschein für die Buchhaltung mit dem Quartz SupraScan abzulichten – schließlich nimmt der Scanner vom Format her mehr Raum ein, als der vergleichbare Platz, der in mancher Firma der gesamten Buchhaltung eingeräumt wird.

Widmet man sich dem Bereich des Digitalisierens großer historisch wertvoller Vorlagen (Pläne, Bücher, Gemälde und Folianten), dann lichten sich die Reihen der zur Auswahl stehenden Geräte ziemlich rasch. Der genannte SupraScan stünde dann natürlich zur Verfügung, ebenso wie ähnlich konstruierten Modelle von Zeutschel. Das sind perfekt konstruierte Geräte, die eine Bild- und Datenqualität liefern, die wirklich ihresgleichen sucht. Allerdings sprechen wir hier fast schon nicht mehr von Digitalisierung, sondern fast vom Maschinenbau. Und ein Scan dauert dann halt auch mal seine 20 bis 30 Sekunden, je nach gewählter Auflösung.

Grenzen und Preise

In solchen Situationen (große Geräte, wenig olympia-verdächtige Scan-Zeiten) kommt man als Dienstleister tatsächlich an Grenzen. Grundsätzlich steht das Bestreben perfekte, hochwertige Digitalisate zu generieren im Mittelpunkt der Arbeit bei PictureSafe. Andererseits haben wir dafür leider kein 30 Sekunden Zeit. Oder andersherum gesagt: Das möchten wir einem Kunden in den meisten Fällen eigentlich gar nicht erst anbieten, da wir dann fernab aller marktüblichen Preise liegen. Kein Win-Win – und erst recht keine Scan-Olympiade.

Unsere Favoriten im Abwägen zwischen technischen Grenzen, guten Angeboten und soliden Preisen stehen denn allerdings doch fest: Scanner der CopiBook-Reihe sind seit knapp einem Jahrzehnt die Referenz auf dem Markt der Massendigitalisierung von Büchern. Und das Beste: Es tauchte plötzlich die Ankündigung auf, dass es unseren heißgeliebten CopiBook-Scanner zukünftig auch eine Nummer größer geben würde – als A1-Modell.

Flexible und bestandsschonende Arbeit

Mit dem A1-Scanner der französischen Spezialisten und spezieller Software kann nicht nur eine Vorlagengröße von bis zu 70×100 cm gescannt werden, sondern dass bei einer reinen, wirklich rekordverdächtigen Scan-Zeit von knapp 2 Sekunden. Damit nähern wir uns einem Bereich, der natürlich für uns als Dienstleister besonders interessant ist: Hochwertige, großformatige Digitalisate zu generieren, deren Herstellung nicht besonders viel Zeit in Anspruch nimmt. Und somit einen für den Kunden guten Preis erlaubt.

Dazu kommt die Flexibilität, die der CopiBook anbietet – und zwar egal in welchem Format oder beim Scannen mit Buchwippe oder ohne, auch mit oder ohne Glasscheibe (dann beispielsweise mit dem Münchner Finger ).

Und darüber hinaus haben die Geräte noch eine Feature verbaut, dass selbst die besorgtesten Konservatoren zufrieden stellt: Die CopiBook-Scanner verfügen über eine schwenkbare Glasplatte mit Drucksicherung. Denn arbeitet man mit Glasplatte, steht latent die Gefahr im Raum, Buchrücken oder -bindung zu überlasten und zu beschädigen.

Bei diesem Modell schwenkt die Platte automatisch auf, sollte der Druck auf die darunter liegende Vorlage zu groß werden. Die Federung der Glasplatte verhindert dabei einen zu hohen Anpressdruck und gewährleistet eine durchgehend bestandsschonende Arbeitsweise.

Apropos: Die olympische Kombi aus Hardware und spezieller Software kann im Moment (Stand: Dezember 2018) in Deutschland ausschließlich PictureSafe in Hannover zur Verfügung stellen.