picturesafe-Wissen (3): Bestandschonendes Scannen – jeder Auftrag ist auch ein Kompromiss

picturesafe-Wissen (3):
Bestandschonendes Scannen – jeder Auftrag ist auch ein Kompromiss

Bei der Digitalisierung geht es heutzutage in aller Regel um schützenswertes Kulturgut – entsprechende Fachkenntnisse sind daher elementar. Ohne den Einsatz von ausschließlich geschultem und vor allem langjährig erfahrenem Scan-Personal, können solche Projekte denn auch schnell scheitern.

Digitalisierung wird bei picturesafe grundsätzlich als elementarer Bestandteil eines Bestandmanagements verstanden. Die maximale Schonung steht denn auch klar im Vordergrund und somit der Schutz der Originale immer an erste Stelle. Grundsätzlich sollte in der Tat der Originalerhalt Priorität vor einer möglichen Digitalisierung haben. Genau deswegen ist tatsächlich fast jeder Auftrag ein Kompromiss.

Aus diesem Grund wird bei picturesafe zu jedem Projekt (unabhängig von der Auftragsgröße) ein dedizierter Projektleiter oder Projektleiterin benannt, die mit den verantwortlichen Entscheidern beim Auftraggeber etwaige Fragestellungen klären. Insgesamt ist es tatsächlich (egal ob Karteikarten, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Akten oder Urkunden – egal welchen Alters) immer ein Abwägen zwischen dem Aufwand und einem zu erwartenden Digitalisierungs-/Scan-Ergebnis.

Natürlich geht es dabei ohne Frage auch real um Kosten, denn nicht jedes Projekt ist auch gleich mit einem üppigen Budget ausgestattet. Ein gutes Beispiel, bei dem man über Kompromisse sprechen muss, ist etwa die Relation von Auftrag und Ertrag bei der Schrifterkennung. Gerade bei alten Handschriften können die letzten drei bis fünf Prozent unter Umständen zu einem unendlichen Aufwand führen. Auch muss man manchmal überlegen, wie umfangreich man die Anreicherung durch Metadaten gestaltet –  einfach oder äußerst umfangreich?

Vorgaben zur Planung und Umsetzung

Vor diesem Hintergrund sind bei einem Digitalisierungs-Auftrag bei picturesafe folgende Prämissen wesentlich und gehören zu einer guten Planung und Umsetzung:

  • Einsatz ausschließlich aktueller, einwandfrei gewarteter und kalibrierter Aufsichtsscanner mit hochauflösenden Kameras renommierter Hersteller – stets ausgestattet mit hervorragenden Wartungs- und Supportverträgen
  • Steuerung der Scanner durch renommierte und jahrelang erprobter Software jeweils in der aktuellen Version
  • Einsatz von Testmiren und Farbreferenzen zu regelmäßige Kalibrierung der Scanner
  • Reflektionsfreie, kalte LED-Ausleuchtung der Scanfläche, inklusive Echtzeitvorschau
  • Zertifizierung nach Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1:2017
  • Aufnahmeflächen mit motorischen Buchwippen, inklusive variabler Buchrückenfreistellung
  • Einsatz gefederter Glasplatten nach Maßgabe des Auftraggebers
  • Bei Bedarf Nutzung „Münchner Finger“ zur Herstellung der richtigen Planlage
  • Einsatz von Buchsofas („Norfolk Book Sofa“ – ein Baumwollbezug mit Styroporkugel-Füllung – zur Nutzung in Museen freigegeben), sollte die physische Struktur einer Akte, die Beschaffenheit von Bindung bzw. Heftung – aber auch eventuell auftretende Schadbilder – eine Digitalisierung mit einem verringerten Öffnungswinkel (80-110°) erfordern
  • Die Digitalisierung wird nach Vorgabe des Auftraggebers und dessen Parametern durchgeführt. Eine obligatorische Beratung durch den oder die Projektleiter geht dem voraus und soll mögliche, notwendige Kompromisse vorab klären
  • Generell wird ohne Einsatz von Bildverbesserungs- oder Stiching-Funktionen digitalisiert  (es sei denn, ausdrücklich gewünscht)
  • Durchgängiges Qualitätsmanagement und natürlich auch Datenschutz nach DSGVO-Vorgaben

Foto: felix

picturesafe-Wissen (2): Wie müssen Kulturgut und Dokumente während der Digitalisierung gelagert werden?

picturesafe-Wissen (2):
Wie müssen Kulturgut und Dokumente während der Digitalisierung gelagert werden?

Die Anforderungen für den Transport von Digitalisierungs-Objekten fließen manchmal direkt über in die Art wie diese gelagert werden müssen, während sie in der Bearbeitung sind. Teilweise sind den Kunden die zu digitalisierenden Gegenstände oder Dokumente so wichtig, dass sie sogar lange Transporte vermeiden (zum Beispiel unter drei Stunden Fahrzeit) und diese auch zu fest vereinbarten Terminen zurück haben wollen.

Doch natürlich müssen letztlich die Kulturgüter jeder Art für eine gewisse Zeit bei einem Dienstleister wie picturesafe gelagert werden. Einen typischen Magazinraum sollte man etwa so planen: Fußböden, Wände und Regale sollten glatte Oberflächen aufweisen, die so schon einmal grundsätzlich ein Anhaften von Staub und Schmutz erschweren und leicht zu reinigen sind.

Die Möblierung muss unbrennbar sein,  Regale am besten aus einbrennlackiertem Stahlblech. Regale, Planschränke usw. sollten mit einem ausreichendem Abstand von mindestens 20 cm von Außenwänden aufgestellt werden. Der Mindestabstand des Archivgutes von Boden und Decke beträgt 15 cm. Und, im Magazin soll kein dauerhafter Arbeitsplatz eingerichtet sein, auch dürfen solche Räume nicht als Lagerraum für archivfremdes Material benutzt werden.

Die Klimawerte in den Betriebsräumen müssen sich im Rahmen der DIN 67700 („Bau von Bibliotheken und Archiven –Anforderungen und Empfehlungen für die Planung“) bewegen. Daher dürfen die Archivalien bei den einzelnen Arbeitsprozessen (zum Beispiel Digitalisierung, Verfilmung und Entsäuerung) die Räume des Dienstleisters auch nicht verlassen.

Lagerung und Verpackung während der Digitalisierung

Über den eigentlichen Raum und dessen Einrichtung hinaus, braucht man natürlich Verpackungsmaterial und Aufbewahrungsmöglichkeiten. Auch dabei gilt zu beachten, dass Schädigungen durch äußere Einflüsse (hohe und niedrige Temperaturen, hohe Luftfeuchtigkeit, Sonnenlicht, eindringendes Wasser etc.) weitgehend ausgeschlossen werden. Ein darüber hinaus nicht so offensichtlicher, aber wesentlicher Punkt ist der Schutz vor Befall durch Schädlinge und/oder Schimmel. Dies gilt für die zu digitalisierenden Güter wie die Verpackungsmaterialien.

Hier werden generell besondere Maßnahmen ergriffen: Die angelieferten Archivkartons werden auf Kunststoffpaletten beziehungsweise auf Aktenwagen 20 cm von den Wänden entfernt aufgestellt und der Boden um die Aktenwagen wird mit doppelseitig stark klebendem Klebeband vollständig umklebt. Zusätzlich werden unmittelbar neben den angelieferten Kartonagen Monitoring-Klebefallen aufgestellt. Sollten in den Klebefallen oder auf dem Klebeband Schadinsekten festgestellt werden, so wird dies in einem Extra-Protokoll vermerkt. Die Unterlagen müssen zudem bereits vor Beginn des Digitalisierungsprozesses auf eine eventuelle Kontamination durch Schadinsekten geprüft werden.

Auch beim Thema Klimatisierung werden in den Dienstleistungsvereinbarungen oft sehr präzise Vorgaben gemacht. So sollte in der Aufbewahrungszeit während der Bearbeitung die Vorgaben der DIN 11799 (2017) zur Lagerung von Archivgut eingehalten werden. Erforderlich sind dazu 16 bis 23° Celsius bei 30 bis 50 Prozent relative Luftfeuchte. Schwankungen dürfen dabei innerhalb 24 Stunden nicht mehr als 1° Celsius beziehungsweise 1 % relative Luftfeuchte betragen.

Was passiert, wenn Schäden entstehen?

Zum Thema Lagerung gehört auch eine mögliche Haftung, sollten doch irgendwie geartete Schäden an den wertvollen Kulturgütern und Digitalisierungs-Vorlagen entstehen. Gefordert sind entsprechende Versicherungen des Dienstleisters, die oft auch Teil der vertraglichen Vereinbarungen werden. Für den Fall von Transport- und allen sonstigen Schäden am Archivgut muss der Auftragnehmer daher mindestens über eine branchenübliche Betriebs-Haftpflichtversicherung verfügen. Eine solche Versicherung ist mindestens 6-stellig, kann aber je nach Alter und Wert der zu digitalisierenden Gegenstände auch deutlich höher liegen. picturesafe verfügt hier entsprechend über flexible Versicherungsverträge mit Grunddeckungen, die projektindividuell angepasst werden können.

Foto: klyaksun

picturesafe-Wissen (1): Transportmethoden für Dokumente und Kulturgut – was muss man beachten?

picturesafe-Wissen (1):
Transportmethoden für Dokumente und Kulturgut – was muss man beachten?

Der Transport kulturellen Erbes und von umfangreichen Archiven von Bibliotheken bis zu Unternehmen, erfordert vielseitige Fachkenntnisse, Fähigkeiten wie auch Qualifikationen der am Ablauf beteiligten. Wenn Dokumente, Bilder und Gegenstände digitalisiert werden sollen, dann geschieht das tatsächlich und nachvollziehbar in den wenigsten Fällen direkt vor Ort. Die korrekte Handhabung des oft wertvollen und seltenen Kulturguts ist also elementar. Aber auch wenn es etwa „nur“ um Archive von Unternehmen oder Akten geht, gehört es zur professionellen Arbeit eines Unternehmens wie picturesafe, diese dem seltenen Kulturgut weitgehend gleichzustellen, um jegliche Beschädigung schon vom Grundsatz her zu vermeiden.

Dabei orientieren man sich am besten an einer Norm, der europäischen DIN EN 16648 („Erhaltung des kulturellen Erbes – Transportmethoden“). Sie richtet sich an alle an den individuellen Themen interessierten Kreise, einschließlich der Eigentümer und Nutzer von kulturellem Erbe (Museen, Archive, Bibliotheken und Sammlungen) – aber auch an Fachgruppen wie etwa Architekten, Archäologen, Handwerker, Ingenieure, Planer sowie Transport- und Versicherungsgesellschaften.

picturesafe hat denn auch klare Grundlagen für den Transport geschaffen. Die Einhaltung folgender Schritte gehört für die Hannoveraner Spezialisten fest zum professionellen Ablauf innerhalb eines Projekts:

  • feste Seitenwände und festes Dach des Transportfahrzeugs,
  • aus Beschriftungen/Markierungen ist nicht ersichtlich, dass kulturelles Erbe transportiert wird,
  • separates Fahrerhaus, wobei die Anzahl der Sitze mindestens der Anzahl der im Fahrzeug mitfahrenden Personen entsprechen muss,
  • in sich geschlossener fensterloser Laderaum,
  • Fahrerhaus und Laderaum müssen einzeln verschließbar und alarmgesichert sein – und das Fahrzeug muss mit einer Wegfahrsperre ausgestattet sein,
  • differenziertes Heiz- und Kühlsystem im Laderaum zur Aufrechterhaltung der
  • erforderlichen Temperatur, mit einer Kontrollanzeige im Fahrerhaus. Der Transporteur muss sicherstellen, dass die Temperaturbedingungen für die Dauer des Transports überwacht werden,
  • Fahrerhaus und Laderaum müssen einzeln verschließbar und alarmgesichert sein – und das Fahrzeug muss mit einer Wegfahrsperre ausgestattet sein,
  • differenziertes Heiz- und Kühlsystem im Laderaum zur Aufrechterhaltung der 
erforderlichen Temperatur, mit einer Kontrollanzeige im Fahrerhaus. Der Transporteur muss sicherstellen, dass die Temperaturbedingungen für die Dauer des Transports überwacht werden,
  • eine ausreichende Anzahl sicher verankerter Zurr-Ösen an allen Wänden und auf dem Boden;
  • Boden mit glatter Oberfläche,
  • umfangreiche, helle Innenbeleuchtung,
  • hydraulische Hubladebühne mit geeigneter Mindesthubkapazität,
  • mindestens ein Mobiltelefon einschließlich Auflademöglichkeit im Fahrzeug,
  • Einsatz eines „TomTom GO Professional 6250“ (oder vergleichbares) zur (an 
das Transportfahrzeug angepassten) Planung der direkten und sichersten 
Route zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer,
  • Be- und Entladung nur unter Aufsicht,
  • Nutzung einer überdachten Laderampe beim Auftragnehmer, und
  • unmittelbares Verschließen des Fahrzeugs nach dem Beladen.

Foto: auremar

 

 

picturesafe-Wissen:  Neue Informationsreihe für die Branche

picturesafe-Wissen:
Neue Informationsreihe für die Branche

Der Gedanke zu einer neuen Reihe innerhalb unseres Blogs ist während der Recherche zu anderen Themen entstanden. Da zeigte sich, dass Ratgeber und Informationen zum Prozess entweder sehr technisch/wissenschaftlich sind oder ganz kleinteilig für einzelne Geräte, Abläufe usw. Mit diesem Blog haben wir ja schon seit Mitte 2018 versucht, die Vielseitigkeit der Branche darzustellen – haben viele Facetten und auch das Umfeld aufgezeigt. Dabei haben wir stets darauf geachtet, dass sowohl Kollegen wie auch Kunden etwas mitnehmen können – bestenfalls neue Aspekte und neue Informationen kennen zu lernen.

In den nächsten Monaten wollen wir daher in mehreren Beiträgen dem gesamten Prozess vom Projektbeginn bis zum Ergebnis aufzeigen. Dabei geht es uns auch darum, den Workflow eines Projekts transparent zu machen und Einzelschritte genau zu beleuchten. Und so betrachten wir, auf welche Besonderheiten man achten muss. Oder was der Umgang mit historischen Vorlagen und Retrodigitalisaten bedingt.

In vier Abschnitten sollen grundsätzlich folgende Themen behandelt werden:Expertenwissen – Digitalisierung von Auftrag bis zum Digitalsat.

  1. Der Transport: Klingt vielleicht zunächst banal, aber ist elementar wichtig: Wie werden etwa hunderte Regalmeter historisch bedeutsamer Überlieferungen transportiert?  Welche Vorteile bringt ein hauseigener Transportdienst mit sich?
  2. Die Lagerung: Welche Vorgaben muss man beachten, wenn man fremdes Archiv- oder Bibliotheksgut lagert? Wie sieht es mit der DIN aus?
  3. Die Digitalisierung: Bestandsschonendes Scannen von Überlieferungen vom Jahr 1200 an aufwärts? Wie geht so etwa vonstatten? Und wir beantworten die Frage, warum letztendlich jedes Projekt ein Kompromiss ist.
  4. Das Postprocessing: OCR, HTR, Metadaten, xml. Wie können Dateien veredelt werden? Und warum macht man das so – und nicht anders?

Ab Februar werden wir also diese Fragen und Einzelaspekte erörtern und neben vorhandenem Wissen auch zusätzlich viel von unserer eigenen Erfahrung und dem gesammelten „picturesafe-Wissen“ dazu tun. Wenn Sie noch weitere Fragen haben, oder gar Ideen was noch dazu gehören sollte, dann freuen wir uns schon jetzt auf eine Nachricht an unser Team für Digitalisierung!

Fotos: pixabay / pexels

2020 – das Jahr der Digitalisierung und Archivierung

2020 – das Jahr der Digitalisierung und Archivierung

Schon seit Jahren ist unser Motto klar, es gilt stets eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden und der konsequente Einsatz modernster Hard- und Software für bestandsschonendes Arbeiten. Doch das ist kein Allgemeinplatz, sondern stets erkennbar in unserer Arbeit mit Bibliotheken, Archiven und Medien-Unternehmen.

Der digitale Wandel bedingt die Objekt-Digitalisierung zur Erzeugung hochwertiger Nutzungsvarianten, das war noch nie so deutlich wie im Jahr der Pandemie. Neue Formen des Zugangs und der Nutzung sind erkennbar wichtig geworden. Bestände und Archive müssen anders als vor Ort erreichbar sein. Kontaktlose Forschung und Nutzung sind in vieler Hinsicht grundlegend anders. Das setzt aber stets voraus, dass Unterlagen, Objekte etc. digital gut nutzbar vorhanden sind.

Die Zwangspausen der Bibliotheken, der Unternehmen und Archive sind denn auch eine Chance einen entscheidenden Schritt nach vorne zu gehen – und nicht in kleinen Inhouse-Projekten Objekte und Unterlagen zu digitalisieren, sondern im großen Maßstab ganze Bestände zu Digitalisaten zu wandeln.

Unternehmen und Institutionen haben erkannt, dass "Papier" nicht mehr zukunftsträchtig sind.

Hier bei picturesafe haben wir diese Bewegung schon lange gespürt und uns denn auch konsequent im Markt vorwärts bewegt. Langfristige Projekte – oft weit über zwölf Monate dauernd – haben uns veranlasst, unsere alten Büro- und Arbeitsflächen im Zooviertel Hannovers zu verlassen und große, weitläufige Räume in Hannover-Lahe zu beziehen.

Seit Juli 2020 können wir nun auf alle Anforderungen reagieren: Nicht nur auf die neuen, vielfältigen Aufgaben, sondern sind wir auch in der Lage, in Corona-/Covid-Zeiten entspannt und mit viel Platz zu arbeiten. Projekte können nahtlos fortgesetzt und sogar intensiver angegangen werden. Tatsächlich haben wir eine größere Anzahl an neuen Fachkräften ausgebildet, die uns helfen, den Ansturm zu bewältigen. Und Platz für neue, bereits optionierte Geräte und Scanner ist auch vorhanden.

Wir sind jedenfalls sicher, dass diese Welle nicht wieder abebben wird – viele Institutionen und Unternehmen haben in diesem Jahr 2020 erkannt, dass eine professionelle Digitalisierung Grundlage und Eckpfeiler ihrer zukünftigen Tätigkeit sein wird.

Foto: picturesafe / primestockphotograpy