picturesafe-Wissen (3): Bestandschonendes Scannen – jeder Auftrag ist auch ein Kompromiss

picturesafe-Wissen (3):
Bestandschonendes Scannen – jeder Auftrag ist auch ein Kompromiss

von | Mai 12, 2021

Bei der Digitalisierung geht es heutzutage in aller Regel um schützenswertes Kulturgut – entsprechende Fachkenntnisse sind daher elementar. Ohne den Einsatz von ausschließlich geschultem und vor allem langjährig erfahrenem Scan-Personal, können solche Projekte denn auch schnell scheitern.

Digitalisierung wird bei picturesafe grundsätzlich als elementarer Bestandteil eines Bestandmanagements verstanden. Die maximale Schonung steht denn auch klar im Vordergrund und somit der Schutz der Originale immer an erste Stelle. Grundsätzlich sollte in der Tat der Originalerhalt Priorität vor einer möglichen Digitalisierung haben. Genau deswegen ist tatsächlich fast jeder Auftrag ein Kompromiss.

Aus diesem Grund wird bei picturesafe zu jedem Projekt (unabhängig von der Auftragsgröße) ein dedizierter Projektleiter oder Projektleiterin benannt, die mit den verantwortlichen Entscheidern beim Auftraggeber etwaige Fragestellungen klären. Insgesamt ist es tatsächlich (egal ob Karteikarten, Zeitungen, Zeitschriften, Bücher, Akten oder Urkunden – egal welchen Alters) immer ein Abwägen zwischen dem Aufwand und einem zu erwartenden Digitalisierungs-/Scan-Ergebnis.

Natürlich geht es dabei ohne Frage auch real um Kosten, denn nicht jedes Projekt ist auch gleich mit einem üppigen Budget ausgestattet. Ein gutes Beispiel, bei dem man über Kompromisse sprechen muss, ist etwa die Relation von Auftrag und Ertrag bei der Schrifterkennung. Gerade bei alten Handschriften können die letzten drei bis fünf Prozent unter Umständen zu einem unendlichen Aufwand führen. Auch muss man manchmal überlegen, wie umfangreich man die Anreicherung durch Metadaten gestaltet –  einfach oder äußerst umfangreich?

Vorgaben zur Planung und Umsetzung

Vor diesem Hintergrund sind bei einem Digitalisierungs-Auftrag bei picturesafe folgende Prämissen wesentlich und gehören zu einer guten Planung und Umsetzung:

  • Einsatz ausschließlich aktueller, einwandfrei gewarteter und kalibrierter Aufsichtsscanner mit hochauflösenden Kameras renommierter Hersteller – stets ausgestattet mit hervorragenden Wartungs- und Supportverträgen
  • Steuerung der Scanner durch renommierte und jahrelang erprobter Software jeweils in der aktuellen Version
  • Einsatz von Testmiren und Farbreferenzen zu regelmäßige Kalibrierung der Scanner
  • Reflektionsfreie, kalte LED-Ausleuchtung der Scanfläche, inklusive Echtzeitvorschau
  • Zertifizierung nach Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1:2017
  • Aufnahmeflächen mit motorischen Buchwippen, inklusive variabler Buchrückenfreistellung
  • Einsatz gefederter Glasplatten nach Maßgabe des Auftraggebers
  • Bei Bedarf Nutzung „Münchner Finger“ zur Herstellung der richtigen Planlage
  • Einsatz von Buchsofas („Norfolk Book Sofa“ – ein Baumwollbezug mit Styroporkugel-Füllung – zur Nutzung in Museen freigegeben), sollte die physische Struktur einer Akte, die Beschaffenheit von Bindung bzw. Heftung – aber auch eventuell auftretende Schadbilder – eine Digitalisierung mit einem verringerten Öffnungswinkel (80-110°) erfordern
  • Die Digitalisierung wird nach Vorgabe des Auftraggebers und dessen Parametern durchgeführt. Eine obligatorische Beratung durch den oder die Projektleiter geht dem voraus und soll mögliche, notwendige Kompromisse vorab klären
  • Generell wird ohne Einsatz von Bildverbesserungs- oder Stiching-Funktionen digitalisiert  (es sei denn, ausdrücklich gewünscht)
  • Durchgängiges Qualitätsmanagement und natürlich auch Datenschutz nach DSGVO-Vorgaben

Foto: felix